Nel mondo dei ristoranti, l’efficienza operativa e l’esperienza del cliente sono fondamentali per il successo di un ristorante.
Se hai un locale e pensi di non averne ancora bisogno, beh non sei il solo e puoi tranquillamente metterti in lista (d’attesa) con tantissimi altri ristoratori che ancora oggi si limitano a carta e penna per prenotare il tuo agognato tavolo.
Non parliamo poi della pessima quanto diffusa abitudine di limitare il contatto con gli utenti al solo numero telefonico: capita purtroppo ancora troppo spesso di trovare la linea occupata, non disponibile per orari di chiusura, o peggio ancora libera ma non nessuno che si degna di rispondere e prendere la chiamata.

Pessimo biglietto da visita, e ottimo modo per dirottare rapidamente la scelta di prenotazione del (quasi) cliente verso altri locali, molto meglio organizzati.

Non stiamo qui a dissertare poi di schede Google non aggiornate, con dati e informazioni sbagliate, o in tantissimi casi con gli orari non correttamente allineati, su questo ci riserviamo di approfondire in un altro articolo dedicato.

Per quanto possiamo contribuire all’argomento, in moltissimi dei progetti a cui abbiamo collaborato ci siamo trovati nella condizione di poter suggerire e anche installare / integrare il sistema di booking con le piattaforme già esistenti, sito web o altro CMS.

I sistemi di prenotazione online (o Booking system) hanno oggi un ruolo sempre più strategico nella conduzione del ristorante, offrendo strumenti e numerose opzioni che facilitano la gestione delle prenotazioni, riducono i penosissimi ma ancora inevitabili no-show e migliorano la soddisfazione generale dei clienti. 

Nel 2024 poi, questi sistemi sono diventati sempre più sofisticati, integrando funzionalità avanzate che supportano i ristoratori nella organizzazione quotidiana del locale. 

Proviamo quindi a esplorare quali sono i migliori sistemi di prenotazione per ristoranti disponibili sul mercato, evidenziando in sintesi le principali caratteristiche, i costi (questi non sono sempre visibili, previo contatto diretto con il commerciale), i vantaggi e possibili limiti al loro utilizzo.

Ma perché i sistemi di prenotazione sono importanti?

I sistemi di prenotazione digitali sono essenziali per ottimizzare l’efficienza operativa di un ristorante.
Consentono di gestire le prenotazioni in modo più organizzato, riducendo il rischio di errori dello staff rispetto ai metodi tradizionali come il cartaceo o la gestione telefonica.
Inoltre, questi sistemi offrono ai clienti la possibilità di prenotare in modo autonomo e immediato, migliorando l’esperienza complessiva e riducendo il carico di lavoro per il personale del ristorante.

Quali sono i vantaggi principali dei sistemi di prenotazione?

Gestione Ottimizzata: I sistemi di booking digitali permettono di visualizzare la disposizione dei tavoli e assegnarli facilmente, migliorando l’efficienza della sala.
Molti di questi sistemi offrono la possibilità di personalizzare il disegno e la planimetria delle sale, ad esempio configurando in modo separato ambienti come sale interne, dehors esterni, terrazze e altro.

Riduzione dei No-Show: Grazie ai promemoria automatici via SMS ed email, il rischio che i clienti non si presentino si riduce drasticamente, anche se purtroppo non lo evita.
Gran parte dei sistemi consentono inoltre di gestire l’eventualità di no-show tramite pre-deposito cauzionale della carta di credito, strumento che ha indubbiamente i suoi pregi in termini di sicurezza, ma che pone in essere la possibile rinuncia a prenotare da parte del cliente, che magari preferisce un sistema meno invasivo.

Prenotazioni Online: I clienti possono prenotare direttamente dal sito web del ristorante o tramite app dedicate, aumentando la comodità e la flessibilità.
Possono così prenotare in qualsiasi momento, in modo pratico soprattutto da smartphone, per cui è essenziale che il sistema e il modulo di prenotazione siano molto ben configurati lato responsive, con piena leggibilità e facilità d’uso.

Integrazione con POS: Quasi tutti i sistemi si integrano con i sistemi gestionali di cassa e POS esistenti, sincronizzando le informazioni delle prenotazioni con le transazioni del ristorante.
In questo modo si ha la garanzia della completa tracciabilità di tutte le operazioni, sia in entrata che in uscita.

Analisi e Reportistica: I ristoratori e gestori di locali possono accedere a dati dettagliati sulle prenotazioni e sulle preferenze dei clienti, utili per strategie di marketing e gestione di campagne Adv e social, confrontando in modo agevole le metriche e potendo così programmare i periodi di picco e la gestione dei down settimanali (solitamente i giorni più scarichi tra il lunedì e il mercoledì)

I Migliori 5 Sistemi di Prenotazione per Ristoranti nel 2024

Tock

Caratteristiche:

• Configurazione completa delle note degli ospiti, tag e integrazione con profili LinkedIn, Instagram e Facebook.
• Gestione avanzata dei tavoli per aumentare i profitti.
• Supporto per ordini da asporto online e pagamenti senza contatto.

Vantaggi:

• Forte supporto per il marketing online.
• Strumenti avanzati per la gestione delle relazioni con i clienti, come sconti per VIP e sondaggi post-visita.

Limiti:

• Necessita di dispositivi propri per l’accesso e la gestione.

Costi:

• Piano Intro: Gratuito con una commissione del 3% sulle prenotazioni prepagate.
• Piano Plus: $199 al mese con una commissione del 2%.
• Piano Pro: $699 al mese senza commissioni sulle prenotazioni prepagate.

Link: Tock

OpenTable

Caratteristiche:

• Gestione delle prenotazioni in tempo reale e ottimizzazione dei tempi di rotazione dei tavoli.
• Integrazione con una vasta rete di utenti, garantendo maggiore visibilità.

Vantaggi:

• Accesso a un vasto network di 27 milioni di utenti.
• Possibilità di mostrare foto, menu e informazioni di sicurezza del ristorante.

Limiti:

• Competizione elevata per la visibilità all’interno della piattaforma.

Costi:

• Piano Base: $39 al mese con una tariffa di $1,50 per coperto.
• Piano Core: $249 al mese con una tariffa di $1 per coperto.
• Piano Full Stack: $449 al mese con una tariffa di $1 per coperto.

Link: OpenTable

Guestplan

Caratteristiche:

• Interfaccia utente intuitiva con visualizzazione dinamica della planimetria del ristorante.
• Integrazione con il sistema POS per la gestione automatica dei check-in e check-out degli ospiti.

Vantaggi:

• Elevata adattabilità e facilità d’uso.
• Supporto per prenotazioni dirette dal sito web del ristorante e da Google.

Limiti:

• Potrebbe richiedere un periodo di adattamento per sfruttare al meglio tutte le funzionalità avanzate.

Costi:

• Non specificati, solitamente variabili in base alle esigenze del ristorante.

Link: Guestplan

MiSiedo

Caratteristiche:

• Sistema di prenotazione in tempo reale con verifica immediata della disponibilità.
• Sistema premiante per gli utenti che accumulano punti per sconti futuri.

Vantaggi:

• Visibilità garantita attraverso partner prestigiosi come American Express e Gambero Rosso.
• Applicazione dedicata per la gestione delle prenotazioni.

Limiti:

• Rischio di perdita di prenotazione se il cliente arriva in ritardo di oltre 15 minuti.

Costi:

• Costo per prenotazione, senza dettagli specifici sui costi mensili.

Link: MiSiedo

MyTable

Caratteristiche:

• Dettagliate schede ristorante con descrizioni, immagini, menu e contatti.
• Sistema di punti fedeltà per ottenere sconti sul conto finale.

Vantaggi:

• Recensioni dei clienti che aumentano la visibilità del ristorante.
• Collaborazione con Groupon per gestire le prenotazioni dei coupon.

Limiti:

• Sistema di punti potrebbe non essere attraente per tutti i tipi di clienti.

Costi:

• Variano in base ai servizi scelti, con opzioni di personalizzazione aggiuntive.

Link: MyTable

I Principali Sistemi di Prenotazione Italiani

Zucchetti

Caratteristiche:

• Soluzione integrata che copre tutte le esigenze di gestione del ristorante, dalla prenotazione al pagamento.
• Integrazione con sistemi POS e altre soluzioni software di gestione.

Vantaggi:

• Piattaforma altamente personalizzabile.
• Soluzioni complete che vanno oltre la semplice gestione delle prenotazioni.

Limiti:

• La complessità del sistema può richiedere una formazione iniziale per sfruttarne appieno tutte le funzionalità.

Costi:

• Variabili in base alla personalizzazione e ai servizi richiesti.

Link: Zucchetti

Caso Studio:

Il ristorante “La Pergola” a Roma ha integrato il sistema Zucchetti per ottimizzare la gestione delle prenotazioni e migliorare l’efficienza del servizio. Con l’integrazione del sistema POS, il ristorante ha ridotto significativamente gli errori nelle prenotazioni e migliorato la soddisfazione dei clienti.

L’apertura di un ristorante richiede tempistiche che possono variare notevolmente a seconda di molti fattori, come la ristrutturazione del locale se necessaria (fatevi assistere in questo, non fate di testa vostra, poiché spesso dopo una perizia possono venire fuori difformità a livello edilizio che risultano difficili da sanare), l’ottenimento delle licenze e la formazione del personale. 

Solitamente, con un stima ragionevole si può prevedere un periodo da 3 a 6 mesi per completare tutte le procedure necessarie prima dell’inaugurazione vera e propria.

Teamsystem

Caratteristiche:

• Piattaforma versatile che offre gestione delle prenotazioni, controllo dei tavoli e gestione delle ordinazioni.
• Soluzione cloud che permette l’accesso da qualsiasi dispositivo.

Vantaggi:

• Facilità d’uso e accessibilità.
• Integrazione con altre soluzioni di gestione aziendale offerte da Teamsystem.

Limiti:

• Potrebbe non offrire tutte le funzionalità avanzate di altre piattaforme internazionali.

Costi:

• Disponibili su richiesta, in base alle esigenze specifiche del ristorante.

Link: Teamsystem

Quandoo

Caso Studio:

Caratteristiche:

• Sistema di prenotazione semplice e intuitivo con funzionalità di gestione delle recensioni.
• Accesso a una vasta rete di ristoranti e utenti.

Vantaggi:

• Interfaccia user-friendly.
• Buona visibilità attraverso la rete di partner di Quandoo.

Limiti:

• Potrebbe mancare alcune funzionalità avanzate rispetto ad altre piattaforme.

Costi:

• Variabili in base ai servizi richiesti.

Link: Quandoo

Caso Studio:

Il ristorante “Osteria del Mare” a Napoli ha scelto Quandoo per gestire le prenotazioni e aumentare la visibilità. Grazie alla semplicità del sistema e all’ampia rete di utenti, il ristorante ha registrato un incremento del 25% nelle prenotazioni online.

SevenRooms

Caratteristiche:

• Piattaforma completa di gestione delle prenotazioni e del CRM (Customer Relationship Management).
• Funzionalità avanzate per la gestione dei profili dei clienti e delle preferenze.

Vantaggi:

• Gestione personalizzata delle relazioni con i clienti.
• Integrazione con sistemi di marketing e feedback.

Limiti:

• Potrebbe risultare complessa da utilizzare per ristoranti più piccoli.

Costi:

• Disponibili su richiesta, in base alle esigenze specifiche del ristorante.

Link: SevenRooms

Caso Studio:

Il ristorante “Da Enzo” a Roma ha implementato SevenRooms per gestire le prenotazioni e migliorare le relazioni con i clienti. Grazie alla piattaforma, il ristorante ha potuto personalizzare le esperienze dei clienti e aumentare la fidelizzazione, registrando un incremento del 15% nel ritorno dei clienti abituali.

Ad oggi, Seven Rooms appare come uno degli strumenti a maggiore diffusione tra i principali players italiani della ristorazione.
Tra i clienti possiamo trovare Cracco, Cracco Portofino, il nuovo Max Mariola a Milano, Ristorante Seta, Crazy Pizza, inoltre abbiamo notato come di recente anche il gruppo Alajmo sia passato da PrenotaWeb a Seven Rooms per ormai tutte le locations.

UNA CONCLUSIONE?

Scegliere il sistema di prenotazione giusto per il proprio ristorante dipende da molteplici fattori, tra cui il budget, le funzionalità richieste e il tipo di clientela. I sistemi descritti offrono soluzioni diverse, ma tutti mirano a migliorare l’efficienza operativa e l’esperienza del cliente. Investire in un buon sistema di prenotazione può portare a significativi benefici a lungo termine, contribuendo al successo del ristorante in un mercato sempre più competitivo.

Adottare uno di questi sistemi non solo semplifica la gestione delle prenotazioni, ma offre anche strumenti preziosi per aumentare la visibilità e migliorare la soddisfazione dei clienti, assicurando così una crescita sostenibile del business.

PS. Questa guida è in costante aggiornamento, se avete soluzioni e piattaforme da segnalarci mandateci una mail indicando il prodotto e link di riferimento.